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SIGGRAPHはシャトルバスで始まり、シャトルバスで終わる。

 さて、SIGGRAPHに行こうとテンション高まってきましたか?
このページでは、SIGGRAPH会場一日目までのできごとを詳細に記載したいと思います。尚、主にレジストレーション(参加登録)を重点的に記載しますが、カンファレンス入選者は以下の事項には若干の差異がありますので、こちらのページをご参考ください。
■ SIGGRAPHに参加しよう!

今年のディスカウント締め切りは6月20日です。お忘れなく!!

ぎりぎりになって気づく方が多いので、ここで必要事項を。

クレジットカード

ONLINE REGISTRATIONを楽に行うためや海外に行くわけですから是非。

パスポート

当然必要ですよね。10年分作っておきましょう。

ちょっと注意事項
 参加での注意事項を一つ。どうしてこういうページを作ったかというと・・・。もちろん、多くの人がSIGGRAPHに参加してほしいというのが大きな目的ですが、実は、SIGGRPAH会場で、レジストレーションバッジ(会場で使うパスポートのようなもの)をもらうまでに色々と問題が多いのです。
 そんなトラブルに巻き込まれないよう、トラブルが起きてもなんなく対処できるためにも、ここに記載したほうが良いと思いました。
 私もSIGGRAPHには12年ぐらい参加し、数え切れない方たちをSIGGRAPHへ水先案内してきましたが、今だにトラブルがあるのが現状です。なるべく項目ごとに起きそうな(実際にあったこと)問題を記載していきますので、本文と共によく読んでおいてください。
SIGGRAPH当日までどんなことをするのか
 まずは、どんなことがあるかを列挙してみましょう。以下の文書中に書かれている月は「SIGGRAPH」が7月開催」だった場合の例です。8月開催の場合は1ヶ月ずらして参考にしてください。(あくまでも参考に)
1)レジストレーション (5、6月くらい)
2)宿泊先、飛行機の予約 (5、6月くらいから、但し早ければ早いほど良い)
3)Advance Programの受け取り (5、6月くらい、但し来ない場合があります)
4)領収書の受領 (登録後2週間〜1ヶ月後くらい)
5)会場でレジストレーション (開催当日、会場)
6)物品の受け取り (開催当日、会場)
という感じになります。実際にどういう内容なのかを以下より記載します。
SIGGRAPH前日までのフロー

 レジストレーションを行い、前日までに行う作業をフロー化してみました。ここで分岐部分に問いがありますが、ここで問題が起きることもあります。落ち着いて作業を進めてください。

パスポートのタイプを決める
 パスポートとは、SIGGRAPHに参加するためのパスでもあり、様々な会場に入るためのパスでもあります。このパスポートには3種類存在します。

1)フルカンファレンス    全てのカンファレンスに参加可能

2)セレクトカンファレンス  フルカンファレンスにPAPER,COURSEを削除したカンファレンスに参加可能

3)ExbitPlus         機器展示のみ参加可能

の3種類です。それぞれ見れる会場数も変わり、自分に適したパスを選んでください。ちなみに、フルカンファレンスが圧倒的に多いです。

ONLINE REGISTRATIONする
 あなたがSIGGRAPHに参加するためには、この「ONLINE REGISTRATION」という作業を行わなければなりません。レジストレーションとは、SIGGRAPHに参加するための登録作業です。事前、当日とありますが、かなり値段が違いますので「事前」をオススメします。
領収書が来たか?
 ONLINE REGISTRATIONを済ませしばらくすると、領収書の入った封筒が届きます。この領収書の内容を必ず確認してください。色々な要因がありますが、指定したパスポートになっていない、氏名等の情報が間違っている、パスポートが2つ以上セレクトされているなど、色々な問題が発生していることもあります。もし問題がありましたら、早めに領収書に書かれている連絡先に連絡してください。

あと、この封筒の中には、空港からホテルまでのシャトルバス割引券が入っています。

関係書類を会場に持っていく
もし、領収書が来なかったり、領収書の内容が間違っていてクレームを入れることができなかったら、今までに行った書類を全てプリントアウトし会場に持参してください。会場で唯一クレームを入れられる材料になりますから。

・ONLINE REGISTRATIONした原紙や、FAXで送った原紙

・ONLINE RTEGISTRATION直後に来たEmail

・間違った領収書&封筒一式

■ レジストレーション
概要

 レジストレーションは、SIGGRAPH事務局に参加登録を行うための作業です。会場でもレジストレーション(Onsite, Advance)という言葉を使いますが、混乱されると思いますのでご説明します。
 前もって、開催日1ヶ月くらい前までにレジストレーションする方法を「Advance Registration」といいます。また、会場でいきなりレジストレーションを行うことを、「OnSite Registration」といいます。ここでは、前者の「Advance Registration」についてご説明いたします。後者の方は「会場でのレジストレーション」のところでご説明したいと思います。

なぜレジストレーションするのか?

 単刀直入に言えば、「安いから」。「Advance Registration」は、「Onsite Registration」と比べると1〜2万円ぐらい差がつくのではないでしょうか?ただ、都合によっては、突然「SIGGRAPH行き」が決まって参加しなければいけなくなったという場合も多いと思います。「Onsite Registration」はその方のためだと思ってください。

実際のレジストレーション

 数年前からレジストレーションは、オンラインで行うことになりました。但し、インターネットに接続できない人のことも考えて、従来の方法でも可能です。レジストレーションが行える時期は大体3月下旬くらいからです。それまでは、論文、コース、アートギャラリー、アニメーションフェスティバルなどの作品投稿時期なので、オフィシャルページには、オンライン登録のページが現れていません。簡易的なSIGGRAPHのカタログが送られてくる場合(昨年、SIGGRAPHに参加人宛に)もあります。其の頃は、オンライン登録も可能になっていると思います。しかし、オフィシャルページでの告知が一番早いと思いますので、時期がきたらチェックしてください。

レジストレーションを行えばわかりますが、金額が大きいので細心の注意をはらってください。

■ ONLINE REGISTRATION
 さあ実際にONLINE REGISTRATIONをしましょう!以下よりONLINE REGISTRATIONページの日本語版を掲載します。尚、わかっているかと思いますがこれでレジストレーションはできないのでご注意。あと、私と翻訳ソフトの和訳なのでおかしい個所がありましたらご連絡ください!

少しずつですが和訳していきます。

項目 主な作業内容
1 IMPORTANT DATES  重要な日付。つまり事前登録などの締切日

2 Categories & Fees  カテゴリーと料金

3 Instructions & Policies 手順と方針

4 Part 1 Attendee Information 参加者情報。つまりあなたの名前とか住所とか連絡先を記述します。

5 Part 2 Categoly カテゴリの選択 どのパスポートにするかを選択します。

6 Part 3 Merchandise 商品の選択

7 Part 4 Electronic Theater - $45 余分にエレクトロニックシアターのチケットを購入します。但し、フルカンファレンスを購入した人は購入の必要がありません。

8 Part 5 Credential Mailing 事前にバッチを受け取るかの選択です。オススメしません。忘れると大変だから。

9 Part 6 Review/Payment Information 確認と支払い方法を記入します。

さあ、ここから本当のレジストレーションへどうぞ!

■ レジストレーション後

メイルでの受け取り(オンラインで登録した方)

 オンライン登録を済ませると、すぐにSIGGRAPHのサーバーからあなたへメイルが届きます。その内容は、オンライン登録の内容になります。このメイルは、捨てないでください。後に、紙にタイプされた領収書が届きますが、万が一来ない場合に備えて、確実にあなたが登録をしたという証拠になりますので、プリントアウトし保管してください。

 また、もし内容におかしい個所がありましたら、送り主へ早急に返信を行ってください。

FAXで登録した方

 FAXで登録する時の注意事項はたくさんあります。そもそもオンライン登録になったのは、時代だからというのではなく、FAXでのトラブル、ミスを防ぐためにあったのです。事前にミスが起きないようにするために以下の事項に注意して作業してください。

1)レジストレーション用紙には、できるだけ、手書きは避けてください。

 手書きだと、事務局の方がバッチを作成する際にミスが発生します。どうしても手書きでなければならない環境の場合は、必要以上に丁寧なブロック体で書くことが望ましいです。実は、用紙には、「タイプライターを使ってください」と書いてあります。どのような問題が起きるかというと、バッジの内容がおかしくなっているのがほとんどです。よく多いのが、「自分の名前」。これは気にしない方であれば良いんですが。次に多いのが、「クレジット番号」。これは非常にやっかいです。事務局からの返答に「このクレジット番号は使えませんでした」というものです。もちろん、あなたは、正確に書いたつもりなのですが、現地の方では読めないことが多いです。たぶん大丈夫だとは思うのですが(現地できちんと説明すれば)、記述には細心の注意をお願いいたします。

 では、FAXで確実(100%とは言えませんが)に、ミスがおきないようにする方法を教えます。日本だと、タイプライターなど持っていることは少ないと思います。まず、ワープロで、一度記入事項をまとめてタイプし、この用紙の裏にスプレーのりをかけ、記入事項を一つ一つカッターで切り落とし、用紙に貼り付けます。貼り付け終わった用紙は、一度コピーを取り、コピーされた用紙をFAX原紙としてお使いください。コピーを怠り、そのまま、FAX原紙としていまいますと、途中で記入事項が剥がれてしまったりと問題がおきます。これでは、せっかく作った用紙も意味がありませんので、面倒くさがらずに作業してください。しっかり行えば後悔することはありません。

2)FAXでの送信には細心の注意をしてください。

 一度送ったが、送信されずFAXからエラーが出ることがよあります。ディスカウント締切日が近づくほど、事務局のFAXがパンクしやすくなり繋がりにくくなっています。特に多いのが、複数人で送ったとき。誰が送れて、誰が遅れなかったかがわからなくなり、「ダブル送信」という最悪な事態が起きます。複数人で送るときは一度の送らずに、一人一人が確実に送れたことを確認しながら行ってください。また、表紙(ページ数を記載)はなるべく付けてください。

 このFAX原紙は、捨てないでください。後に、紙にタイプされた領収書が届きますが、万が一来ない場合に備えて、確実にあなたが登録をしたという証拠になりますので、大事に保管してください。

マネーオーダーで支払いを行う方

 「クレジットカードがない」、「どうしても現金で支払わなければならない」という状況の方のために、送付の方法をお教えします。尚、若干の時間がかかるので、ゆとりをもって行ってください。

 支払いは郵便局(その地域の本局などで)で行います。銀行でできるかはわかりません。たぶんできるのではないかと思うのですが、私は行ったことがないので、郵便局の方法をあげてみようと思います。

 郵便局で、「マネーオーダー」をお願いします。これは、郵便局で支払ったお金を、電子で支払い先の国の郵便局で電子送信し、その際に発生した証券を発行するものです。証券を支払い先に送れば、相手は、自国での郵便局であなたの支払った金額を受け取れるシステムです。

 まず、SIGGRAPHでかかった費用を電子送信して、証券に変換してもらいます。そしてこの証券をA4の封筒に入れます。まだ、封筒を閉じないでください。局員の方に消印をもらってください。この消印を近くのコピー機でコピーし、コピーした消印を封筒に入れます。また、コピーしたレジストレーション用紙(記入済み)も封入してください。

 ※消印は、あなたがディスカウント期間内に支払った証拠になります。会場のレジストレーションで、トラブルがあったときに使ってください。

 これで封をしても構いません。後は、郵便局の国際高速宅配便である「EMS」(名称)を使って、送付してください。これでレジストレーション作業は終了になります。EMSはアメリカであれば、大体2〜3日で届きます。しかも、Fedexなどと比べると安いです。

クレジットカードで支払いを行う方

 クレジットカードの方のレジストレーションは非常に簡単です。注意するところは、「番号間違い」と、「期限切れ」というのが無いようにお願いします。

バッジ送付

 レジストレーション用紙には、「SIGGRAPHの会場で使うバッジ(重要)を開催前に、あなたの元の送りましょうか?」という欄があります。これは、有料で事前にバッジがおられてくるシステムです。

 私は、これは行いません。なぜかというと、渡航当日にこのバッジを「忘れ物」にしないためです。パスポートだけでも、慎重になるのに、バッジなどを持っていったら・・・と思うと、現地で受け取ったほうがいいなと思いました。

 しかし、このバッジ送付にもメリットがあるわけです。このバッジはすでにレジストレーションが完了しているため、開催日初日から使えます。行くとわかりますが、世界中から一同に参加者が集まりますからレジストレーションという作業は非常に時間がかかることがあります。これを一気にパスすることができるので、並ぶのが面倒だなという方にお勧めです。ちなみに、私はこの並ぶのが好きというのもあります。なんだか、これもイベントという感じだし、並んでいると知り合いや懐かしい仲間と出会うチャンスですので。

 尚、バッジを受け取っても、論文集、CDROMなどの教材等は、レジストレーション会場で受け取らなければいけないのでこれはお忘れなく。また、バッジの再発行は基本的にありません。

Merchandise

 レジストレーション用紙には、このコーナーがありますが、事前に、購入しておくことができます。これも当日会場で受け取るだけの方が楽なためです。もちろん会場でも買えますが、「その年のVideo Review」は、ここで買っておくと良いと思います。

Electronic Theaterの選択

 フルカンファレンス、セレクトカンファレンスパスポートを購入した方は、Electronic Theaterのチケット1枚が封入されています。そのため、事前にいつ見るかを選択する必要があります。その人の都合にもよるので、基本的には好きに選択すると良いかと思います。私の場合は、1日目(月曜日)か、2日目(火曜日)を第一希望にします。これにはノウハウが一つあります。実は、この希望日が一番混むのです。混み具合は、1位が2日目、2位が3日目です。Electronic Theaterは、夜7時から9時まで行われるので、その日に予定がないときに入れたほうが無難です。夜の予定といえば、SIGGRAPH関係のパーティが頻繁にありますから、この予定をずらすほうが懸命です。一日目の月曜日は、Cource Receptionがあります。そのため、2日目が集中しているのですが、月曜日にElectronic Theaterに行っても、シアター会場からパーティー会場までシャトルバスが出ていますので、楽に行けますので一日目でも問題ありません。

Electronic Theaterチケット

 フルカンファレンス、セレクトカンファレンスパスポートを購入した方は、基本的には必要ありません。これは、余分にチケットを購入したい場合にこの欄で購入することができます。

ディスカウント期日

 SIGGRAPHでは、早めに参加を決めた方のためにディスカウントを行っています。このディスカウントには、会場でレジストレーションを行うよりも2万円ぐらい差がつきますので、なるべくこのディスカウント締め切り日(今年は7月6日)までに参加を決めてください。締め切りは、大体1ヶ月前までです(正確な期日は、用紙、オフィシャルページを参考に)

最後まで細心の注意をはらって作業しましょう!

■ 宿泊先、飛行機の予約
 これを決めるのが遅い人が多いです。私もそうなんですが。なるべく早くおこなうことを心がけてください。 

渡航スケジュールを決める

  飛行機、宿泊先を決める前に、渡航日程を決めましょう。開催期間は、Adavance Programなどに載っていて、カンファレンス○月○日〜○月○日と書いてあります。たしかに、これがSIGGRAPHに開催期間なのですが、カンファレンスタイムスケジュールには、「レジストレーションの日」というものが開催初日前に必ず一日用意されています。できれば、これを渡航の日程加えてください。実は、開催日初日から行うと、レジストレーションが非常に混むので、その日からカンファレンス(コースなど)に参加する方には不便です。最近は、これに気づいた方も多くなったようで、開催日、前日、更には前前日に開催地に入る方が増えてきています。前日の場合ですと、特に到着時間に注意してください。飛行機は平気で数時間遅れることもありますので、確実なのは、前前日でしょう。

 完全に開催期間をフルに参加したい場合は、開催期間終了後翌日に発つのが良いと思います。開催期間終了日の夜に発つことも考えれますが、荷物を会場に持っていかなければならないので大変です。もし、どうしてもこのスケジュールを行わなければならない場合は、会場に荷物を持っていきますが、会場に必ず、この日のためのクロークブースがありますので、ここに荷物をあずけてください。

ホテルの選択

 ホテルは安くていい所にこしたことはありませんが、選択の仕方では便利なことが多いのでノウハウをご紹介します。まず、開催場所の付近のホテルを調べることになりますが、3月ぐらいになるとオフィシャルページからホテルの紹介ページが表示されるようになります。まず、これを見てください。

 コンベンションセンター付近の地図と同時にホテルが紹介されています。このホテルページは大体、歩ける距離、車でも15分程度で会場(コンベンションセンター)に向かえる位置のホテルです。

 当然のことながら、会場にアクセスしやすいホテルを選択することになります。あまり遠いと、バスで30分以上かかる場所もありますので、なるべく近いところを選択すると良いでしょう。

 よく、会場へは歩ける距離ではないが、ホテルが集中している個所があります。こういう場所は、SIGGRAPHから無料で送迎するシャトルバスが非常に多く行き来する場所でもありますので、アクセスが便利なときがあります。特に、バスを逃しても、反対側でバスが来るとか。圧倒的に多い場所はあります。

 たぶん、旅行代理店にホテルページに載っているホテルのリストを、日本から予約した場合の値段を確認することもあると思います。このとき、非常に高い値段が上がって来てしまった場合は、会場へのアクセス良いホテル付近のリストに載っていないホテル(特に安さで)を教えてもらうのは手です。シャトルバスを使ったアクセスは、そのシャトルが停まるホテルに行けば良いのですから。

 ホテルページのNo.1(一番良いとかではなく)のホテルは、大体HeadQuater記述されています。これは、事務局があるホテルで、色々とイベントが起こりやすいホテルになります。開催場所にもよりますが、会場だけでは収まりきれず、ホテルのBallRoomで「Paper」や「Course」などが行われることもあります。また、事務局が使っているぐらいなので、会場へのアクセスも便利、また入選者を優先的に泊めるホテルでもあるので、豪華です。たぶん、何をとっても便利だと思います。値段は確かに高いですが、普段日本から予約するのと比べれば半額くらいだと思います。

 もしモバイルをされる方へですが、予めホテルの部屋からモバイルができるかを確認しておいたほうが良いと思います。あのアメリカでさえも、全くモバイルできない部屋はありました。一つモバイルで言っておきたいとすれば、モデムセーバ持参は当たり前ですが、ローカルな地区(リゾート地と言われるような場所、会場付近)では、最悪、カプラが必要になります。

 という感じですが、アクセスのしやすさ、色々な便利さを十分に考慮してホテル選択してください。特にアクセスの便利さは、後にお話しますが、夜、深夜でのホテルへの帰宅の際には便利だということと、危険を未然に防げることにもなります。

飛行機の選択

 飛行機の選択ですが、これは好みになりますね。一つあるとすれば、オフィシャルページやAdvance Programには、アメリカの航空会社がスポンサーになっているときがありますので、その航空会社を利用すれば格安になるようです。私の場合、LAだと、シンガポール(この前不敗神話は崩れたのだが・・・悲しい)。それより東になった場合は、アメリカの航空会社にします。乗り継ぎが発生した場合は、間違いなくアメリカの航空会社ですね。明らかにそれの方が安いですから。個人的には、デルタ、ユナイテッドという感じ。料理などのサービスで選んでます。まあ、あまり変わらないと言えば変わらないのですが・・・。

ホテルの予約

 ホテルの予約には2種類+1あります。まずその2種類ですが、

1)オフィシャルページからリンクされたホテル予約ページを使う。

 3月くらいになるとオフィシャルページでホテルの予約ページが表示されます。これを使うメリットは、旅行代理店を通さないので、「とにかく格安」です。日本で予約するよりも半額ぐらい違うのではないでしょうか?もし、早めにSIGGRAPH渡航を決めているのであれば、これで予約することが懸命です。第3希望まで決められるのと、確実にシングルルームなどが取れます。アメリカの場合、ツインルーム(ベッドが2つ)が標準というところも多いです。無駄な費用をかけずに予約できるのでおすすめです。ただ、まだ未確認ですが、ツインルームが取れたか?というのは疑問に残っています。尚、ホテルのキャンセルもメイルで簡単にできますのでしっかりとした予約ができます。

2)ホテルページのリストを旅行代理店に渡し、その圏内でホテルを予約する。

 ここで注意。ホテルはチェーン化されていたりして非常に混乱します。よく、旅行代理店にホテルの名前だけを告げて予約をすると、コンベンションセンターからほど遠い場所を予約されてしまうことがあります。そもそも、このホテルページとは、歩ける距離、車でも15分以内を想定して作られたページなので、旅行代理店が知っている町のスケール感とはだいぶ違うことがあります。旅行代理店にはよくこのことを話してください。「コンベンションセンターにとにかく近い」ということで。住所をよく確認してください。

3)現地で見つける。

 +1の部分ですね。予約ではないのでこうしました。注意したいのが、日本に近い西海岸では、ホテルはほとんど埋まると思ってください。年々、SIGGRAPHへの来場者数も増えてきていますので、満室がほとんどです。たぶん、モーテルや、チェーン化した「Best Western」などのINNなどが狙い目です。この辺りは大丈夫でしょう。私も現地で見つけ宿泊したことがあります。ちょっとびびりが入りましたけど。

飛行機の予約

 飛行機は、確実に予約してください。SIGGRAPGHの開催期間は、夏休みも始まる頃に行われるので、シーズンです。特にロスなどの大都市の場合は、開催日が近づけば近づくほど予約が非常に厳しくなります。毎年のように「キャンセル待ち」という声を耳にします。SIGGRAPHの会場にもなるコンベンションセンターは、SIGGRAPHだけが貸切状態でカンファレンスを開催しているわけではなく、大抵2つぐらいの見本市が行われているので、このような状態になるのだと思います。早めに確実に予約してください。

■ Advance Programの受け取り
 Advance Programとは、SIGGRAPHのスケジュール等書かれた一冊のカタログのことです。これは、SIGGRAPH開催前に送られてくるものです。但し、このカタログは、ACMの会員や、昨年や過去、SIGGRAPHに参加した方に送られてきます。また、必ず来るものでもありません。このカタログの特筆すべきことは、すでにいくつかのカンファレンスの入選者や、機器展示などの企業が決まり、スケジュールが掲載されていることです。これを読めば、事前にSIGGRAPHで見なければならない、見たいと思うものを考慮しながらスケジュールをたてることができるのです。しかし、最近では、オフィシャルページ上で、同様の内容を随時最新の状態で公開されているので、こちらを利用するのが良いかと思います。また、このオフィシャルページでは、「スケジュールビルダー」という、計画表作成プログラムもあるのでこれを使うと更に良いかと思います。
■ 領収書の受領
 レジストレーションを行うと、事務局から領収書が送られてきます。これは、大事に保管し、会場に持っていってください。この紙をAdvance Registrationカウンターのスタッフに渡し、バッジと引き換えになります。また、紛失することも考慮して、余分にコピーして分けて保管することを強くお勧めします。

 領収書が入った封筒には、それ以外にも色々なものが入っているかもしれません。ピンバッジや、エアポートシャトルの割引券などです。その他にも急な情報があるかもしれませんので、内容をよく確かめておいてください。

■ 会場でのレジストレーション
いよいよバッジの受け取り

 レジストレーションの日、まず会場に向かいます。会場は非常に広いので、どこにレジストレーション会場があるのかわかりません。そんなときは、会場を見渡すと、そこら中に大きな看板や、垂れ幕が掲げているのが気づくかと思います。これに大きくRegistrationの文字と方向がかかれていますのでこれを頼りに進んでください。また、会場には、Final Programのポケット版を配布しているのでこれをGETして、会場を探すと良いと思います。どうしようもなく見つからなかった場合は、会場の中心地(大体、広場)に、「information」というコーナーがありますので、ここのスタッフに案内してもらってください。

 さて、レジストレーションに会場につきましたが、たくさんのカウンターが並んでいるのがわかるかと思います。もし、あなたが、日本から事前にレジストレーションを行って、領収書を持っているのならば、「Advance Registration」というカウンターの列に並んでください。もし、あなたが、日本からレジストレーションを済ましていない方ならば、「OnSite Registration」というカウンターの列に並んでください。また、2000年から導入されましたが、Mac Worldのように自分でレジストレーションを行いたい方(Exibit Plus選択のみ)は、「Self Registration」というコーナーに向かってください。

 長い列を辛抱強く待つと、あなたの番が来ました。ここで、スタッフの方に、領収書を渡してください。引き換えに、バッジと、Final Programなどを受け取ります。次に、このスタッフは、バッジの内容の確認を本人同意の元で行います。次の確認に書かれた事項をよく読み、スタッフと一緒にチェックしてください。まだ、サインしてはだめですよ。

確認   (超重要:トラブルのほとんどは、これを怠ったことが原因です!)

 さて、これはレジストレーションカウンターで行うことです。何も考えずに、あっという間に終わることのないように、慎重に行ってください。レジストレーションカウンターから離れてしまうと、クレームを入れるのに面倒なことになるからです。ですので、必ず、このスタッフと一緒にバッジの指差し確認を行われるので、しっかり行ってください。

 スタッフから、バッジの内容の確認を迫られます。あなたがフルカンファレンスパスポートを選択したとしてお話しますが、確認事項には、「Electronic Theaterのチケットの有無」、「Cource Receptionチケットの有無」、「Paper Receptionの有無」、「受け取るMarchandiseの品目が書かれたレシート(引換券)」です。

 特に青文字で書かれた、「受け取るMarchandiseの品目が書かれたレシート(引換券)」だけは、しっかりと確認をお願いします。フルカンファレンスの場合は、「Papaer/Panel CDROM」、「Paper/Panel論文集(BOOK)」、「Visual Proceeding(BOOK)」、「Visual Proceeding(CDROM)」、「Application(BOOK)」、「Application(CDROM)」などになります。これが全て書かれていれば問題ありません。領収書に記載された内容と確認してください。

 もし、ここで問題なければ、スタッフから「サイン」を求められますので、指定された紙に、サインをしてください。もし、問題があるのならば、ここで疑問を投げかけてください。

■ 物品の受け取り
Merchandiseの受け取り

 さて無事にバッジも受け取りました。バッジの内容も確認しましたよね?じゃあ次に行きましょう。次は、Merchandiseコーナーです。フルカンファレンス、セレクトカンファレンスの方は、先ほどのバッジの受け取りでもわかったように、色々と資料を受け取らなければいけません。

 Merchandiseカウンターを探してみましょう。大抵は、Registrationカウンターの近くにあります。ここで、先ほどのバッジの中に、引換券が入っています。この引換券をカウンターのスタッフに渡します。しばらくすると、本、CDROMなどの物品をカウンターに並べます。

確認   (超重要:トラブルのほとんどは、これを怠ったことが原因です!)

 さてここでも、先ほどのバッジ受け取りと同様に、スタッフと一緒に、引換券と物品の指差しチェックが行われます。一つ一つの物品を、引き換え券に書かれた項目にチェックを加えていきますので、慎重にチェックをしてください。特に個数には十分の注意をお願いします。

 ここで、確認しておけばトラブルも早く済みますのでしっかりとお願いします。もし、カウンターから離れてから気づいてしまったら、即カウンターに向かってください。引換券には、あなたの名前が書かれているので、問題を突き止めるために、レシートを探してくれます。また、このとき、あなたの受け取りを行ってくれたスタッフの顔もよく覚えておくと良いと思います(たぶん聞かれます)。

Shippingについて

 Merchandiseも終わると、両手荷物で困っているかもしれませんね。また、会社の人たちに頼まれて、余分の資料も購入することになり、動けない状態の人もいるかもしれません。そんなとき、会場には、Shipping(郵送)という手段があります。会場では、UPS, FEDEXなどの運送会社のカウンターも用意されているので、ここで手続きを行って送付してください。ここであたりまえの注意ですが、会期中に必要な物品などは送らないように十分に注意してください。

 私の場合は、これらの物品等はホテルに持ち帰ってしまいます。非常に重いですが、最後の辛抱だと思って持ち帰ります。最終的には、帰国後成田空港で宅急便を使って、会社などに送付します。もちろん、理由は安くあがるからです。結局、レジストレーション日の「会場->ホテル」間と、「ホテル部屋->ホテルロビー」が大変なのですが、「会場->ホテル」間だけ辛抱すれば、案外楽なものです。ほとんど車での移動なので。あらかじめこの作戦で行く方は、空港でも売っている、2000円ぐらいの折りたたみカートがあると非常に便利です。

レジストレーションで起きた問題などを教えてください。また克服した方法などを教えてください。